Polityka prywatności
Niniejsza polityka wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (UE) 2016/679 (RODO), gdy odwiedzasz stronę tricho.doctor, wykonujesz test włosów i skóry głowy, korzystasz z asystenta AI, zakładasz konto klienta lub robisz u nas zakupy.
1. Administrator danych
TRICHO DOCTOR COSMETICS s.r.o., Švehlova 3333/19, Záběhlice, 106 00 Praha 10, Republika Czeska, numer identyfikacyjny (IČO) 30044871, spółka wpisana do rejestru handlowego prowadzonego przez Sąd Miejski w Pradze pod sygnaturą C 456130. Kontakt we wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych: info@trichodoctor.it.
Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych.
2. Jakie dane przetwarzamy, w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej
Zamówienia i dostawa
Dane: imię i nazwisko, e-mail, telefon, adres dostawy lub punkt odbioru, zamówione towary, ceny, status płatności (bez danych Twojej karty), faktura, korespondencja dotycząca zamówienia, zwrotów i reklamacji. Cel: zawarcie i wykonanie umowy — płatność, dostawa, wystawienie faktury, odstąpienie od umowy, reklamacje. Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); przechowywanie dokumentów księgowych i podatkowych jest naszym obowiązkiem prawnym (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Konto klienta
Dane: e-mail, wybrany rynek i język, sesje logowania, historia zamówień oraz — wyłącznie jeżeli tak zdecydujesz — zapisane wyniki testu i Protokoły. Cel: zapewnienie Ci dostępu do zamówień i zapisanych Protokołów. Logujesz się jednorazowym kodem wysyłanym na Twój adres e-mail; nie przechowujemy żadnych haseł. Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Test włosów i skóry głowy oraz Protokół osobisty
Dane: Twoje odpowiedzi dotyczące skóry głowy i włosów (np. wypadanie włosów, przetłuszczanie się, swędzenie, łuszczenie się, wrażliwość, czas trwania problemu). Niektóre odpowiedzi mogą stanowić dane dotyczące zdrowia (szczególna kategoria danych w rozumieniu art. 9 RODO). Cel: ocena odpowiedzi i przygotowanie Twojego Protokołu osobistego. Podstawa prawna: Twoja wyraźna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a i art. 9 ust. 2 lit. a RODO), o którą prosimy przed oceną odpowiedzi. Bez niej test nie może zostać oceniony; produkty możesz kupić także bez wykonania testu. Zapisanie wyniku wymaga odrębnej, dobrowolnej zgody. Wynik możesz zapisać na koncie klienta albo — bez zakładania konta — pod osobistym linkiem (możesz też poprosić o przesłanie linku na swój adres e-mail; adres ten wykorzystujemy wyłącznie w tym celu i usuwamy go wraz z zapisanym Protokołem). Jeżeli nie wyrazisz żadnej z tych zgód, po wyświetleniu wyniku nie przechowujemy Twoich odpowiedzi; niedokończony test pozostaje wyłącznie w Twojej przeglądarce (zobacz Cookies).
Asystent AI (czat i tryb głosowy)
Dane: Twoje wiadomości, odpowiedzi asystenta, dane techniczne sesji (czas, język, rynek, strona); jeżeli wykonasz test — Twoje odpowiedzi i Twój Protokół osobisty, aby asystent mógł Ci je wyjaśnić; w trybie głosowym dźwięk Twojego głosu (przetwarzany w czasie rzeczywistym, bez nagrywania) oraz transkrypcja tekstowa. Zliczamy również tematy pytań (np. „cena”, „jak stosować produkt”) bez treści rozmowy. Cel: odpowiadanie na Twoje pytania dotyczące produktów, testu i zamówień; poprawa jakości odpowiedzi (przegląd rozmów, również z pomocą AI). Podstawa prawna: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a w przypadku odpowiedzi dotyczących zdrowia — art. 9 ust. 2 lit. a RODO), której udzielasz przed wysłaniem pierwszej wiadomości.
Kontakt i formularze
Dane: imię i nazwisko, e-mail, telefon (jeżeli go podasz), numer zamówienia, treść wiadomości, załączniki. Cel: obsługa Twojego zapytania, odstąpienia od umowy lub reklamacji. Podstawa prawna: wykonanie umowy lub działania podejmowane przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); w przypadku innych zapytań — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na udzieleniu na nie odpowiedzi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Działanie strony, bezpieczeństwo i statystyki
Dane: dane techniczne niezbędne do wyświetlenia strony (adres IP, dane przeglądarki, czas zapytania), raporty o błędach z usuniętymi danymi osobowymi oraz anonimowe statystyki odwiedzin i kliknięć. Nasze własne statystyki i mapa kliknięć nie korzystają z plików cookies i nie przechowują Twojego adresu IP: odwiedzający jest liczony za pomocą klucza wyprowadzonego z losowej wartości zmieniającej się codziennie, dzięki czemu nie można zidentyfikować odwiedzających ani śledzić ich z dnia na dzień. Mapa kliknięć rejestruje wyłącznie miejsce kliknięcia na stronie i kliknięty element — nigdy treść formularzy ani odpowiedzi w teście. Cel: bezpieczne działanie strony, ochrona przed nadużyciami, usuwanie błędów, ulepszanie strony. Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Analityczne i marketingowe pliki cookies
Wyłącznie za Twoją zgodą wyrażoną w banerze cookies (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zobacz Cookies.
Roszczenia prawne
W razie potrzeby wykorzystujemy dane do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Nie wysyłamy newslettera ani e-maili marketingowych. Nie wykorzystujemy Twoich danych do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, które wywołują wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają; Protokół osobisty jest rekomendacją kosmetyczną opartą na stałych regułach.
3. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające
Udostępniamy dane wyłącznie dostawcom, którzy potrzebują ich do wskazanego celu — na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych albo jako niezależnym administratorom, gdy działają we własnym imieniu:
| Dostawca | Rola | Lokalizacja |
|---|---|---|
| INTERNET CZ, a.s. (FORPSI) | hosting strony internetowej i bazy danych | Republika Czeska |
| Stripe Payments Europe, Ltd. (Stripe) | obsługa płatności | Irlandia / UE |
| Zásilkovna s.r.o. (Packeta) i jej przewoźnicy partnerscy | doręczanie przesyłek | UE |
| Fakturoid s.r.o. | fakturowanie i dokumenty księgowe | Republika Czeska |
| Sendinblue SAS (Brevo) | wysyłka e-maili dotyczących logowania i zamówień | Francja / UE |
| Anthropic, PBC | model AI asystenta tekstowego | USA |
| Google (Gemini) | model AI asystenta głosowego | USA / UE |
| Google (Google Analytics) | statystyki odwiedzin — wyłącznie za Twoją zgodą | USA / UE |
| Functional Software, Inc. (Sentry) | monitorowanie błędów, z usuniętymi danymi osobowymi, region danych UE | Niemcy |
| Cloudflare, Inc. | odbieranie e-maili wysyłanych na adresy @tricho.doctor i przekazywanie ich do naszej skrzynki | USA / UE |
| Telegram (Telegram FZ-LLC) | krótkie powiadomienia dla naszych pracowników o przychodzących e-mailach: nadawca, temat i początek wiadomości | Zjednoczone Emiraty Arabskie i inne kraje |
W niezbędnym zakresie dane mogą otrzymać nasz księgowy i doradcy prawni. Organy publiczne otrzymują dane wyłącznie wtedy, gdy wymagają tego przepisy prawa.
4. Przekazywanie danych poza UE/EOG
Niektórzy dostawcy (Anthropic, Google, Sentry, Cloudflare) mają siedzibę w USA lub mają ją tam ich spółki dominujące. Dane są przekazywane na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework — jeżeli dostawca uzyskał certyfikację — albo na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską. O kopię zastosowanych zabezpieczeń możesz poprosić pod adresem info@trichodoctor.it.
Powiadomienia o przychodzących e-mailach trafiają do naszych pracowników za pośrednictwem Telegramu, którego serwery znajdują się poza UE/EOG, w tym w krajach, wobec których nie wydano decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony. Dlatego ograniczamy je do nadawcy, tematu i początku wiadomości; pełna wiadomość pozostaje w naszej skrzynce.
5. Jak długo przechowujemy dane
| Dane | Okres przechowywania |
|---|---|
| Zamówienia, faktury i dokumenty księgowe | przez okres wymagany przepisami o rachunkowości i przepisami podatkowymi (do 10 lat); po usunięciu konta przechowujemy je bez powiązania z kontem |
| Konto klienta | do czasu jego usunięcia przez Ciebie lub przez nas |
| Zapisane wyniki testu i Protokoły | do czasu wycofania zgody na ich zapisywanie lub usunięcia konta |
| Odpowiedzi w teście bez zapisywania | nie są przechowywane po wyświetleniu wyniku |
| Protokoły zapisane pod osobistym linkiem (odpowiedzi, Protokół, e-mail, jeżeli został podany) | 90 dni, po czym są automatycznie usuwane; wcześniej, jeżeli usuniesz je na stronie |
| Rozmowy z asystentem AI bez konta klienta | 14 dni od ostatniej wiadomości |
| Rozmowy z asystentem AI zalogowanych klientów | 12 miesięcy od ostatniej wiadomości; wcześniej, jeżeli usuniesz konto |
| Tematy pytań zadawanych asystentowi (bez treści rozmowy) | przechowywane jako anonimowe statystyki: po usunięciu rozmowy nie zawierają żadnych informacji odnoszących się do Ciebie |
| Nagrania głosowe | nie są przechowywane — zachowujemy jedynie transkrypcję tekstową, tak jak w przypadku innych rozmów |
| Wiadomości kontaktowe, odstąpienia od umowy i reklamacje | do czasu załatwienia sprawy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń (zwykle 3 lata) |
| Powiadomienia w Telegramie o przychodzących e-mailach | na czacie pracowników przez czas potrzebny do obsługi zapytania |
| Rejestr zgód | przez okres obowiązywania zgody, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń — jako dowód |
| Anonimowe statystyki odwiedzin i kliknięć | 13 miesięcy, następnie wyłącznie dane zagregowane |
| Zgoda dotycząca cookies | 12 miesięcy |
6. Twoje prawa
Przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
- sprostowania nieprawidłowych danych,
- usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
- wycofania zgody w dowolnym momencie — nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.
Zalogowani klienci mogą pobrać swoje dane i usunąć konto bezpośrednio w profilu; tam można też wycofać zgodę na zapisywanie wyników testu. W sprawie wszystkich innych żądań napisz na adres info@trichodoctor.it. Odpowiadamy w terminie jednego miesiąca.
Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego. Organem wiodącym dla naszej spółki jest czeski Urząd Ochrony Danych Osobowych (Úřad pro ochranu osobních údajů), Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz. Skargę możesz też wnieść do organu nadzorczego w państwie swojego zwykłego pobytu — w Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.
7. Czy podanie danych jest obowiązkowe?
Podanie danych potrzebnych do realizacji zamówienia jest niezbędne do zawarcia umowy; bez nich nie możemy dostarczyć towaru. Wszystko inne — test, zapisywanie wyników, asystent AI, analityczne pliki cookies — jest dobrowolne.
8. Zmiany
Aktualizujemy niniejszą politykę, gdy zmieniają się zasady przetwarzania danych. Aktualna wersja jest publikowana na tej stronie wraz z datą wejścia w życie i numerem wersji.